Hybride Teams entwickeln

Das Bauen von digitalen Communities wird für hybride Teams zunehmend wichtiger. So fand Cap Gemini heraus, dass sich 80 Prozent der Mitarbeiter, die sich in einem “eng verknüpften Team” sahen, sich besser mit den Zielen der Organisation verbunden fühlten, als solche, die nicht Teil eines solchen waren. 81 Prozent im eng verknüpften Team fühlten sich glücklicher und 82 Prozent motivierter remote zu arbeiten.

Dies ist aber nicht die einzige Challenge, der sich hybride Teams stellen müssen. Wir haben ein paar Überlegungen angestellt, wie diese bearbeitet werden können. Dabei wollen wir von allen drei Konzepten hybrid, remote und präsent die Vorteile nutzen und mögliche Nachteile ausgleichen.

Einige Vorgehensvorschläge, wie man hybrides Arbeiten gut in der Organisation einbetten kann

Präsenzräume gezielt nutzen

Imma Catala, Head of HR des spanische Finanzunternehmen BBVA sieht 3 Aspekte, unter denen sie Präsenzräume betrachtet:

  1. Als einen Ort an dem sich Angestellte treffen können um Zusammenhalt zu entwickeln.
  2. Einen Platz zu bieten, an dem sich Teamdynamiken entfalten und zur Produktivität beitragen können.
  3. Einen Platz für die Angestellten zu bieten, die nicht von Zuhause arbeiten können.

Was sind also die Challenges, denen sich Teams gerade stellen?

Challenge 1: Neue Mitarbeiter werden digital ins Team integriert.

Viele Angestellte (38 Prozent) haben Probleme, mit neuen Angestellten digital zusammen zu arbeiten, besonders wenn sie keine vorherige gemeinsame Arbeitserfahrung haben. Unternehmen müssen also Prozesse formalisieren, die zu einem häufigen Austausch zwischen z.B. Vorgesetzten und ihren neuen Angestellten beitragen. Hier könnten neue Mitarbeitern in hybriden Teams von Onboarding Buddys begleitet werden. Diese könnten zunächst das bigpicture der Teamaufgaben vermittelt und laufende Reflexionsrunden initiieren. Als Starthelfer sind sie besonders für die emotionale Begleitung ein guter Sparringpartner.

Challenge 2: Den Gruppenzusammenhalt aufrecht zu erhalten.

68 Prozent der Arbeitnehmer in der Cap Gemini Studie wünschen sich mehr teambildende Rituale bzw. Teambuildingaktivitäten. Drei Fünftel wünschen sich, dass diese Teambuildingaktivitäten auch ins digitale Übertragung finden. Tägliche Routinen wie Stand-UP Meetings, morgendlicher Daily Checkin, Mittagstisch-Roulette, informelle Abendrunden. “Donut” kann beispielsweise als Ergänzung gewählt werden, um jeweils zwei Kollegen zu matchen, die sonst wenig miteinander in Kontakt stehen. Teamsport Challenge spornen an auch remote gut in Form zu bleiben. Onlinespiele stärken den Teamdrive. Das deckt sich wiederum mit der Cap Gemini Studie: So wollen 61 Prozent der Angestellten die sonstigen Treffpunkte in der Firma, z.B. am Getränkeautomat bzw. Wasserspender oder eben in der Kaffeeküche virtuell nachgestellt haben. Das ist also eine Änderung, die implementiert werden sollte.

Challenge 3: Investieren in die Arbeitsplatzausstattung lohnt sich weiterhin 🙂

So sagen laut EY Studie 33 Prozent, dass die Software für virtuelle Teamarbeit in ihrem Unternehmen eher schlecht bis sehr schlecht verfügbar ist. Das bremst die gemeinsame Arbeit unter hybriden Bedingungen aus. Das Fraunhofer Institut zeigt in seiner Studie die Wichtigkeit der ergonomischen Home-Office gehören: höhenverstellbare Schreibtische und Stühle sowie ein zweiter noch größerer Monitor. Zu 35 Prozent gehört ein Stuhl und zu 25 Prozent den Tisch und 22 Prozent der größeren Monitor zu den ergonomischen Verbesserungspotentialen.

Challenge 4: Mix aus Live und digitalen Meetings fällt schwer.

Im Experteninterview gab Ansia Alonso Crespo, Vizepräsidentin der Service Business und Infrastrukturabteilung der Zeiss AG, an, dass es zwar effektive Live und Remote Meetings gäbe, wenn diese jedoch zusammenfielen, bildeten sich Hierarchien in der Kommunikation. So nehmen die Live Teilnehmer eines Meetings viel mehr Gesprächsraum ein, als die, die am gleichen Meeting digital partizipieren. Meetings dahingehend zu beobachten verhindert diese Tendenz.

Challenge 5: Kreative Lösungen sind im hybriden Arbeiten gefragt.

Das Fraunhofer Institut untersuchte in einer 2020 veröffentlichten Studie 3 Erfolgsfaktoren für den Erfolg am Arbeitsplatz (Information Flow, Performance, Creativity) über einen größeren Zeitraum. Dabei schnitt die Kreativität bedeutend schlechter ab, wenn sie im remote gefordert war. So gelingt kreatives Arbeiten in Live Teams immer noch besser.

Challenge 6: Oftmals fehlt der “Austausch”.

Eine weitere Studie des Fraunhofer Instituts fand heraus, dass 42 Prozent der befragten Angestellten sich wünschen, unkomplizierte Plattformen für den informellen Austausch untereinander vom Unternehmen bereitgestellt zu kriegen. Das deckt sich wiederum mit der Cap Gemini Studie: So regten 61 Prozent der Angestellten die sonstigen Treffpunkte in der Firma, z.B. am Getränkeautomat bzw. Wasserspender oder eben in der Kaffeeküche virtuell nachzustellen an.

Challenge 7: “Wir”-Gefühl sinkt bei ausschließlicher Homeofficetätigkeit.

Eine psyGA Studie fand heraus, dass zwischen März 2020 und Dezember 2020 die ausschließliche Arbeit im Homeoffice dazu geführt hatte, dass die Befragten (5.000 Beschäftigte) ein sinkendes “Wir”-Gefühl erlebten. Dieses “Wir”-Gefühl gilt es also, in hybriden Teams aufrecht zu erhalten. Zudem forschte die Uni Graz zum Teamengagement und fand heraus, dass die bedeutendsten Faktoren für das Teamengagement in hybriden Teams Koordination, Erreichbarkeit und Kommunikationsqualität sind.

Challenge 8: Manche bleiben gerne weiterhin im Büro.

Im Büro nennen viele Teams klare Vorteile: Studie des internationalen Unternehmensdienstleisters EY So sind die Trennung von Beruf und Privatleben sowie die informellen Kontakte für das Aufsuchen von Büroräumlichkeiten immer noch ausschlaggebend. Ein weiterer Faktor ist der bessere Zugriff auf Unterlagen und Materialien. Die Motivation für einen Büroplatz fällt in ländlichen und urbanen Gegenden hierbei sehr unterschiedlich aus. In ländlichen Gegenden geht man vor allem für die individuelle Strukturierung der Arbeit ins Büro. In urbanen Gegenden dagegen frequentieren Menschen das Büro, um persönliche Begegnungen zu schaffen. Vielleicht schaffen schon bald virtuelle und augmentedgestaltete Bürobegegnungen einen Mehrwert.

Challenge 9: Die autonome Entscheidungsfindung fördern.

Die Entscheidungen bleiben laut Bertelsmann Studie größtenteils unbeeinflusst: gerade einmal 10 Prozent der Mitarbeiter sagen, dass sich die Entscheidungsfindung im Betrieb/Abwicklung und dem Management/Führung verschnellert habe. Entscheidungsräume zu vergrößern ist ein großes Anliegen an das hybriden Arbeiten. Die Cap Gemini Studie verweist auf 71 Prozent der Angestellten, die sich wünschen, mehr Autonomie in ihren Entscheidungen im remote workplace zu haben. Das bedeutet also auch, im remote Workplace mehr Entscheidungsfreiheiten zu garantieren.

Challenge 10: Die Kommunikation hat sich diversifiziert.

Laut Deloitte Studie geben 85 Prozent der Mitarbeiter an, nun mehr Kommunikationskanäle als zuvor zu verwenden. Zudem wurden in Unternehmen zusätzliche Meetingformate für Teams eingeführt. Die Kommunikation zwischen Teams hat sich also diversifiziert und geschieht auf vielen Wegen: zeitlich versetzt im Chat oder Persönlich/Digital bei Konferenzen. Zudem gibt es in 2/3 der Unternehmen eine klare Erreichbarkeitspolicy, die die Kommunikation zwischen Teams erleichtert.

Challenge 11: Das Knowledge Management System an die Tasks at Hand anpassen.

Die polytechnische Universität Milano nutzte in einer Studie das Perrow Modell, um an Informationen über Knowledge Management System (KMS) im hybriden Arbeiten zu gelangen. Die Forscherinnen gingen davon aus, dass im es im hybriden Arbeiten einen Zusammenhang zwischen der Art der durchgeführten Arbeit und der Art des implementierten KMS gab. Die Bedingungen für das effektive Zusammenspiel dieser beiden wurden dabei untersucht.

Die Kernaussagen dieser Studie bestehen darin, dass nicht-routinierte Tasks die von mobilarbeitenden Angestellten erfüllt werden, schlechter bearbeitet werden konnten, wenn kein Wissensmanagement implementiert ist. Dazu gehört besonders die Erkenntnisprotokollierung, um sie den anderen Teammitgliedern smart zur Verfügung zu stellen. In routinierten Tasks dagegen zeigte sich, dass es sehr wohl gute Ergebnisse liefert, das KMS so einzurichten, dass Protokolle und procedure guides und eine enge Überwachung der Verhaltensweisen eines hybrid Angestellten durch Manager und/oder Software geschieht. In einem dritten Fall des Perrow Models, bei der eine hohe Task Variability und eine hohe Task Analyzability im Vordergrund stand zeigte sich, dass eine Mischform aus nicht prädeterminierten Prozeduren und Mensch-zu-Mensch Kommunikation im KMS am besten funktioniert. Diese Zuordnung im Perrow Model entspricht in etwa dem Profil und Anforderungen eines Ingenieurs.

Challenge 12: Leadership ändert sich im hybriden Workspace.

Laut einer Xing Umfrage, geben 35 Prozent der Führungskräfte an, unter HomeOffice Bedingungen ihren Führungsstil geändert zu haben. Die Tendenz dahingehend zeichnet sich ab, motivierender (83 Prozent der Führungskräfte) zu wirken. Den Mitarbeitern nun mehr Autonomie beim Arbeiten (80 Prozent) zuzugestehen, ist hierbei eine weitere Tendenz. Dabei sehen sie ihre Hauptaufgaben bei dem festlegen klarer Ziele (70 Prozent) und dem Vermitteln einer klaren Vision und Strategie (63 Prozent). Führungskräfte müssen hybride Teams vor allem inspirieren und motivieren und ihnen dabei die richtige Richtung weisen.

Die positive Wende: hybride Teams entwickeln

Workplacerituale & Digitalisierung

Hybride Teams sind hoch reflektiert. Sie bemühen sich laufend und intensiv so schnell wie möglich geteilte Arbeitserfahrungen zu gestalten. Das hat zur Folge, dass die Arbeit im Team insgesamt produktiver abläuft. Das hybride Team hat Workplacerituale wie den morgendlichen gemeinsamen digitalen Kaffee oder ein geteilten Zoom Raum für Soforterreichbarkeit- formell und informell. Zudem ist das Digitalisierungspotenzial im Unternehmen erkannt und alle Mitglieder des hybriden Teams technisch versiert und top ausgestattet. Dabei ist vor allem darauf zu achten, dass Konferenzsoftwares und Softwares die dem Zusammenarbeiten dienen, vorhanden und klar in die Arbeitsprozesse verwoben sind. Wenn eine Konferenz abgehalten wird, ist diese immer hybrid anzubieten. Bei Tasks, in denen Kreativität gefragt ist, sollte zusätzlich Mirro oder Padlet oder andere Tools zusätzlich genutzt werden.

Teamzusammenhalt & Leadership

Hybride Teams wissen um die Wichtigkeit des Teamzusammenhalts und stellen sicher, dass alle Abläufe gut koordiniert, auf die Kommunikationsqualität geachtet sowie alle im Team gut erreichbar sein sollten. Zudem haben die remote arbeitenden Teammitglieder digitale Möglichkeiten, gut und frei auf Dokumente zuzugreifen. Darüber hinaus können sie informelle Konversationen zu führen und wissen, wie sie ihren Arbeitstag sinnvoll strukturieren. Die Leader dieser Teams finden auch im digitalen Raum schnell Entscheidungen. Sie gestehen dabei ihren Untergebenen im digitalen Raum genügend Autonomie zu. Sie sind inspirierend und empathisch, verlieren dabei aber die Ziele des Teams nicht aus den Augen.

Copyright: Das Institut der Psychologie/Uni Graz untersuchte remote Teams und ihre Produktivität

Kommunikation & Wissensmanagement

In der Kommunikation im Team sticht heraus: Es gilt verschiedene Kommunikationsformate zu benutzen, die räumlich und zeitlich versetzt sein können. Außerdem gibt es eine klare Erreichbarkeitsvereinbarungen, die von allen Teammitgliedern eingehalten wird. Das Wissensmanagement im Team orientiert sich hier vor allem an den Tasks. So werden routinierte Tasks nach festen Regeln und Normen durchgeführt, so wie individuell durch ein digitales Protokoll oder einen Manager überwacht. Eine höhere Autonomie wird dagegen bei Nicht-Routine Tasks geboten, um individuellere Lösungsansätze zu finden. Bei einer Mischform aus beidem werden am Besten die Mensch-zu-Mensch Kommunikation und Manuals mit Handlungsspielraum angezeigt.

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